Kalt erwischt

Mit dem neuen MDK-Prüfverfahren kommt auf die Krankenhäuser eine Herausforderung zu, die mit Papierakten schwer zu bewältigen sein wird. Vielleicht das Initial für die elektronische, rechtssichere Patientenakte!

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Romy
König

Wo geprüft wird, herrscht Spannung. Und wo es um Milliarden von Euro geht, ist sie besonders hoch. So auch zwischen den Krankenhäusern und dem Medizinischen Dienst der Krankenkassen (MDK), der – im Auftrag der Gesetzlichen Krankenversicherung – die Leistungen und Abrechnungen der Einrichtungen prüft. Rund 2,4 Millionen Krankenhausabrechnungen nahmen die MDK-Gutachter 2013 unter die Lupe, 2006 waren es noch 1,8 Millionen. Mehr als jede zweite der geprüften Rechnungen stufte der MDK als fehlerhaft ein – mit erheblichen finanziellen Folgen: „Aus Sicht der GKV haben die Abrechnungsprüfungen eine Finanzwirksamkeit von über zwei Milliarden Euro“, sagt Johannes Wolff vom GKV-Spitzenverband.

Und so lässt aufhorchen, dass eine der gegensätzlichen Parteien gerade Verständnis zeigt, gar Anteilnahme: „Ich habe derzeit wirklich Mitleid mit den Krankenhäusern“, sagt Annette Busley, Bereichsleiterin Medizinische Versorgung beim Medizinischen Dienst des Spitzenverbandes Bund der Krankenkassen (MDS).

Auslöser für das ungewöhnliche Mitgefühl sind die neuen Abrechnungsbestimmungen, die der GKV-Spitzenverband und die Deutsche Krankenhausgesellschaft (DKG) im Sommer verabschiedet haben. Mit einem neuen Vorverfahren, das noch vor Einschaltung des MDK eingeleitet werden kann, sollen nun Bürokratie abgebaut und das Prüfverfahren insgesamt beschleunigt werden (siehe Kasten).

200 MDK-Prüfanzeigen heißt, 200 Mal einen Fall im System erneut aufrufen, Entlassungsbrief, Patientenkurve, OP-Bericht und Laborbefunde studieren, herausfinden, welche Unterlagen der MDK im speziellen Fall einfordert, Akte zusammentragen und an den MDK übermitteln.

Hart: vier Wochen Frist

Doch die Probleme stecken in den Details: „Am härtesten trifft die Krankenhäuser jene Regelung, dass sie ihre Unterlagen definitiv innerhalb von vier Wochen nach Eingang einer
MDK-Prüfanzeige einreichen müssen“, sagt Busley, die selbst 20 Jahre lang in Kliniken gearbeitet hat. Sogar sie, die MDS-Vertreterin, habe eine Bearbeitungszeit von sechs Wochen für sachgerecht gehalten „das hätte gereicht“, und mit der Forderung nicht alleingestanden. Dass die Frist nun derart knapp ausgefallen sei, könne sie sich nur so erklären, dass der Zeitaspekt in den Verhandlungen kaum diskutiert worden sei. „Die einzelnen Punkte sind ja in geheim gehaltenen Schiedstellen erarbeitet worden. Da gab es Stillschweigevereinbarungen, und die Entwurfsfassung haben nur die Vertreter der DKG gesehen.“

Tatsächlich zeigt sich die DKG mit den Ergebnissen der Verhandlungen, wenn auch nicht glücklich, so doch teilweise optimistisch, verweist etwa auf das vereinbarte Vorverfahren. Wenn die Kassen diese Vereinbarungen „konstruktiv leben“, so DKG-Präsident Alfred Dänzer, bestehe „zumindest die Chance, dass die erheblichen bürokratischen Belastungen der Krankenhäuser infolge der MDK-Streitigkeiten gemindert werden“.

„Ad-hoc-Aktion“

In eigens ausgerichteten Veranstaltungen der DKG werden sie nun geschult, die vielen Medizincontroller und MDK-Verantwortlichen der unterschiedlichsten Krankenhäuser – und machen hier ihrem Ärger Luft. So etwa Yvonne Hesse, die im kommunalen Harzklinikum Dorothea Christiane Erxleben in Quedlinburg für die klinische Codierung und das MDK-Management zuständig ist. „Das ist alles eine solche Ad-hoc-Aktion“, beschwert sie sich. Ihr Kollege Hardy Krüger, der das Dokumentenmanagement im selben Klinikum leitet, ergänzt: „Das hat uns kalt erwischt“.

Das Harzklinikum verzeichnet laut Hesse eine MDK-Prüfquote von 20 Prozent. Zwar liegt das Haus damit über dem bundesweiten Durchschnitt – nach der jüngsten Frühjahrsumfrage des Portals medinfoweb beträgt die mittlere Prüfquote in deutschen Krankenhäusern derzeit zwölf Prozent –, doch lässt sich gerade an dem Beispiel in Sachsen-Anhalt der immense Aufwand erahnen: Monatlich gehen bei Yvonne Hesse im Schnitt 200 MDK-Prüfanzeigen ein. „Das heißt: 200 Mal einen Fall im System erneut aufrufen, Entlassungsbrief, Patientenkurve, OP-Bericht und Laborbefunde studieren, herausfinden, welche Unterlagen der MDK im speziellen Fall einfordert, Akte zusammentragen – an den MDK übermitteln.“ Das Krankenhaus arbeitet mit einem digitalen Archiv, hat alle Dokumente elektronisch verfügbar. „Zum Glück“, sagt Hesse. „Wenn ich das noch alles heraussuchen und kopieren müsste, würde ich doppelt so lange benötigen.“ Doch selbst mit digitaler Unterstützung ist der Aufwand recht hoch: Mit dem Fall eines Kurzlieger-Patienten ist Hesse eine gute Viertelstunde beschäftigt. Für einen Intensivpatienten jedoch, der drei Monate im Klinikum behandelt, zwischenzeitlich auch mal auf die Normalstation verlegt wurde, und für den sich zahlreiche Dokumente angesammelt haben, brauche sie auch mal anderthalb Stunden, um alle erforderlichen Unterlagen im System zusammenzustellen und zu versenden.

Kein Pardon mehr

Hochgerechnet ist Hesse allein mit der Bearbeitung der Prüfanzeigen von Normalfällen anderthalb Arbeitstage pro Woche beschäftigt. „Wie ich den Aufwand in vier Wochen schaffen soll, weiß ich nicht.“ Ob das neue Vorverfahren, bei dem der MDK erst einmal außen vorgelassen wird, wirklich Erleichterung oder nur neuen Aufwand bringt, kann sie noch nicht einschätzen. „Das muss man sehen.“ Bislang, so berichtet Hesse, sei es jedenfalls nicht so gravierend gewesen, wenn die Klinik mal die Einreichungsfrist überschritten hätte. „Da hat der MDK das an die Kasse gemeldet, diese hat ein freundliches Schreiben geschickt, man möge doch nun in einer neu gesetzten Frist die Unterlagen zusenden.“ Damit sei es jetzt vorbei, fürchtet sie. „Jetzt gilt: kein Pardon mehr.“ Wenn die Unterlagen nicht rechtzeitig da seien, bekämen sie einfach den Rechnungsbetrag nicht in voller Höhe erstattet.

„Man braucht in der Klinik unbedingt eine EDV-Lösung, die die Fristen nach dem neuen Schema prüft und flexibel verwaltet, sonst erschlägt einen der schon jetzt irrwitzige Aufwand völlig.“

Martin Blümke, Westküstenklinikum Heide

Ohne den Einsatz von IT sei es kaum möglich, die Fristen ordentlich einzuhalten, meint Martin Blümke vom Westküstenklinikum Heide. „Man braucht in der Klinik unbedingt eine EDV-Lösung, die die Fristen nach dem neuen Schema prüft und flexibel verwaltet“, sagt der Abteilungsleiter Patientenverwaltung. Ein Muss seien etwa eine Erinnerungsfunktion und automatische Terminfestlegungen. „Sonst erschlägt einen der schon jetzt irrwitzige Aufwand völlig.“

Vieles zu ungenau formuliert

MDS-Bereichsleiterin Busley kann jetzt schon absehen, wie sich Krankenhäuser behelfen werden, die die Fristen nicht einhalten können. „Wir werden reihenweise Teillieferungen erleben.“ Heißt zum Beispiel: Die Klinikverwaltung schickt nur den Entlassungsbrief an die Kasse oder den MDK, versehen mit einem kleinen Zettel und der Aussage: „Den Rest senden wir nächste Woche“. Ob das in Ordnung sei, und wie die Prüfer auf solche Teillieferungen reagieren dürfen und sollen, sei nicht geklärt. „‚Erforderliche Unterlagen‘, so heißt es im Gesetz“, sagt Busley, „eines der zahlreichen Details, die zu unbestimmt formuliert worden sind“.
Das sieht auch Martin Blümke so: „Die Gründlichkeit, wie sie in der Vereinbarung von uns Krankenhäusern gefordert wird, ist nur unter extremem Personaleinsatz zu erfüllen“. Die Frage der Vollständigkeit werde zunehmend zum Zankapfel. Annette Busley erwartet sogar, dass zahlreiche Verfahren nun vor dem Sozialgericht landen.

„Über elektronische Übermittlung gesondert verständigen“

Ähnlich diffus steht etwa in der Vereinbarung zwischen GKV und DKG auch der Hinweis, die Krankenhäuser sollten mit dem MDK den Versand der Unterlagen in „geeigneter elektronischer Form organisieren und vereinbaren“. Auch mit den Kassen sollten  sich Krankenhäuser über die elektronische Übermittlung der Informationen „gesondert verständigen“ – sie aber zum 1. Juli 2015 umsetzen. Eine Forderung, deren erste Auswirkungen nun schon Software-Anbieter zu spüren bekommen: „Bei uns mehren sich mittlerweile die Anfragen nach unseren Lösungen“, heißt es unisono bei den Anbietern, die auf Enterprise Content Management spezialisiert sind. „Die Häuser merken, dass es sinnvoll und notwendig ist, die Akten zu digitalisieren und ein digitales Patientenaktenarchiv einzurichten.“ Nach Schätzungen haben bislang gerade einmal  400 der insgesamt 2.100 Kliniken eine elektronische Patientenakte eingeführt. Der Rest arbeite noch immer mit Papierarchiv. Das wird sich durch die neuen Anforderungen sicherlich noch einmal neu Richtung Fortschritt verändern.

Auch im Harzklinikum sorgen die Vereinbarungen über den Datenaustausch für Aufregung: „Ich weiß heute noch nicht genau, wie wir die Forderung umsetzen und künftig mit den einzelnen Kassen kommunizieren werden“. Und die Kassen selbst offenbar auch noch nicht: Hesse weiß von einigen GKV-Vertretern, die selbst noch keinerlei Schulungen erhalten haben. Immerhin: Die Kommunikation mit dem MDK wickelt Hesse über einen speziellen MDK-Rechner ab. „Das erleichtert die Zusammenstellung der Unterlagen und den Transfer“, sagt Hesse.

Dennoch ist es ihr lieber, wenn der MDK bei schwierigeren Fällen – statt Dokumente anzufordern – eine Inhousebegehung ankündigt. Zwar sind bei einer Vor-Ort-Prüfung sowohl sie als auch eine Codierassistentin gut einen Arbeitstag lang beschäftigt, um die Prüfer zu betreuen. „Aber einen solchen Termin können wir gut vorbereiten, und es werden gleich mehrere aufwendige Fälle auf einmal begutachtet.“ Doch solche Begehungen kämen in ihrem Klinikum immer seltener vor, sagt Hesse. „Vermutlich will der MDK künftig mehr über den Schreibtisch abwickeln.“

Die Handhabung sei hier regional sehr unterschiedlich, sagt die MDS-Verantwortliche Annette Busley dazu. Bundesweit betrachtet sei die Zahl der Begehungen sogar eher gestiegen. „2011 sind knapp 20 Prozent der insgesamt 2,4 Millionen Gutachten bei einer Akteneinsicht vor Ort im Krankenhaus erstellt worden“, so Busley. „2008 waren es nur 17,6 Prozent.“

Wirklich glücklich ist keiner mit der neuen Vereinbarung. Auch GKV-Sprecher Johannes Wolff sieht darin vor allem ein Mittel, um weiteren Zwist zu vermeiden. „Die neuen Regeln sind mit der DKG vereinbart. Es bleibt zu hoffen, dass der öffentliche Streit dementsprechend erst einmal aussetzt.“

Yvonne Hesse hat unterdessen von ihrer DKG-Schulung noch ein ganz anderes Detail mitgenommen: „Die Vereinbarung zwischen GKV und DKG könnte ja im nächsten Sommer schon wieder gekündigt werden“, sagt sie. Und fast schwingt da etwas Hoffnung mit.

Romy König

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